Continuité du fonctionnement des collectivités et EPCI

 

Foire aux questions - fonctionnement des assemblées

  • Information COVID-19
  • Les organes délibérants peuvent-ils se réunir pendant le confinement/les horaires de couvre-feu ?
  • Les organes délibérants des collectivités et de leurs groupements sont autorisés à se réunir (lecture combinée de l'article 3 - 1° et 3° du III - et de l'article 4 - 7° du II - du décret du 29 octobre 2020, en sa version modifiée par le décret du 19 mars 2021).Le maire ou le président doit organiser la séance de l’organe délibérant dans le strict respect des gestes barrières définis à l'article 1er et en annexe 1 du décret n°2020-1262 du 16 octobre 2020 : port du masque obligatoire, distanciation physique d'au moins un mètre entre deux personnes, gel hydroalcoolique.Considérant le contexte sanitaire actuel, il n'en reste pas moins que les réunions en présentiel doivent être limitées à la stricte nécessité de la continuité des actions locales. Ainsi, toute réunion pouvant être reportée ou organisée en distanciel est à privilégier.

  • Quel motif les élus doivent-ils cocher sur l’attestation de déplacement dérogatoire pour se rendre aux séances de travail ou séances du conseil ?
  • Pour une séance en journée, de 6h à 19h (période de confinement)Il appartient aux élus de se munir de la convocation à la réunion du conseil et d'une attestation de déplacement dérogatoire pour motif professionnel.En effet, le décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire prévoit dans son article 4 que :"II.-Dans les départements mentionnés à l'annexe 2, tout déplacement de personne hors de son lieu de résidence est interdit entre 6 heures et 19 heures à l'exception des déplacements pour les motifs mentionnés au I et les motifs suivants, en évitant tout regroupement de personnes :1° Déplacements pour effectuer des achats de fournitures nécessaires à l'activité professionnelle ou pour des livraisons à domicile ;2° Déplacements pour effectuer des achats de première nécessité ou des retraits de commandes ;3° Déplacements liés à un déménagement résultant d'un changement de domicile et déplacements indispensables à l'acquisition ou à la location d'une résidence principale, insusceptibles d'être différés ;4° Déplacements, dans un rayon maximal de dix kilomètres autour du domicile, liés soit à la promenade, soit à l'activité physique individuelle des personnes, à l'exclusion de toute pratique sportive collective ;5° Déplacements pour se rendre dans un service public, pour un acte ou une démarche qui ne peuvent être réalisés à distance ;6° Déplacements à destination ou en provenance d'un lieu de culte ;7° Participation à des rassemblements, réunions ou activités sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public qui ne sont pas interdits en application de l'article 3."De plus, parmi les rassemblements autorisés prévus à l’article 3 du même décret figurent :« 1° Les rassemblements, réunions ou activités à caractère professionnel ; […] 3° Les établissements recevant du public dans lesquels l'accueil du public n'est pas interdit en application du présent décret ; »Pour une séance au-delà de l'heure de début du couvre-feu, de 19h à 6hIl appartient aux élus de se munir de la convocation à la réunion du conseil et d'une attestation de déplacement dérogatoire pour motif professionnel.Le décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire prévoit dans son article 4 que :« I. - Tout déplacement de personne hors de son lieu de résidence est interdit à l'exception des déplacements pour les motifs suivants en évitant tout regroupement de personnes :1° Déplacements à destination ou en provenance :a) Du lieu d'exercice ou de recherche d'une activité professionnelle et déplacements professionnels ne pouvant être différés ; (…)II. - Les personnes souhaitant bénéficier de l'une de ces exceptions doivent se munir, lors de leurs déplacements hors de leur domicile, d'un document leur permettant de justifier que le déplacement considéré entre dans le champ de l'une de ces exceptions. »

  • Où les conseils peuvent-ils se réunir ?
  • Le I de l’article 6 de la loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 prévoit, jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire (1er juin 2021 aux termes de la loi du 15 février 2021), que « aux fins de lutter contre la propagation de l’épidémie de covid-19, lorsque le lieu de réunion de l'organe délibérant ne permet pas d'assurer sa tenue dans des conditions conformes aux règles sanitaires en vigueur, le maire, le président de l'organe délibérant d'une collectivité territoriale ou le président d'un groupement de collectivités territoriales peut décider de réunir l'organe délibérant en tout lieu, dès lors que ce lieu ne contrevient pas au principe de neutralité, qu'il offre les conditions d'accessibilité et de sécurité nécessaires et qu'il permet d'assurer la publicité des séances ».A noter que l’article 28 du décret n°2020-1310 du 29 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire, modifié par le décret n°2020-1358 du 6 novembre 2020, dispose que :« Les établissements relevant des types d'établissements définis par le règlement pris en application de l'article R. 123-12 du code de la construction et de l'habitation peuvent accueillir du public, dans des conditions de nature à permettre le respect des dispositions de l'article 1er, pour : (…)- Les assemblées délibérantes des collectivités et leurs groupements ».Le changement de lieu doit toujours être motivé par la lutte contre la propagation de l’épidémie de Covid-19 et être lié à l’impossibilité de respecter les règles sanitaires en vigueur au sein du lieu habituel de réunion de l’assemblée délibérante.Le nouveau lieu choisi ne doit pas contrevenir au principe de neutralité, doit offrir des conditions d’accessibilité et de sécurité nécessaires et devra, dès lors que le confinement sera achevé, permettre d’assurer la publicité des séances.Lorsque la réunion de l’organe délibérant d’une collectivité territoriale ou d’un groupement de collectivités territoriales est prévue dans un autre lieu, le préfet ou le sous-préfet d’arrondissement doit en être informé.

  • Le public peut-il assister aux séances ?
  • Pendant la journée, de 6h à 19h (confinement)Dans l'état du droit issu du décret du 19 mars 2021, il est possible pour le public d'assister aux débats du conseil municipal, conseil communautaire ou comité syndical.(Lecture combinée de l'article 3 - 3° du III - et de l'article 4 - 7° du II du décret du 29 octobre 2020, en sa version modifiée par le décret du 19 mars 2021).Au-delà de l'heure de début du couvre-feu, de 19h à 6hL’assistance, pour un citoyen, aux débats du conseil municipal, conseil communautaire ou comité syndical ne constitue pas un motif d'autorisation de sortie dérogatoire.Ainsi, le maire ou le président ne peut autoriser l’accès au public des séances de l’organe délibérant que pour les journalistes ou les personnes qui justifieraient d’un motif professionnel pour y assister.De plus, en période de couvre-feu, deux situations sont à envisager :- Si l'intégralité du conseil a lieu en dehors des horaires de couvre-feu, le public peut être présent. Le maire ou le président a toutefois la possibilité de décider que la réunion se tiendra sans public en application de l'article 6 de la loi n° 2020-1379 du 14 novembre 2020. Cette décision doit se prendre en amont du conseil et nécessite d'être indiquée dans la convocation. De plus, une retransmission en direct de la séance par voie électronique sera requise.Il est également possible le jour du conseil, en fonction des circonstances, de proposer au conseil une réunion en huis clos en vertu l’'article L.2121-18 du code général des collectivités territoriales (CGCT) pour les commune set de l'article L.5211-11 du CGCT pour les établissements publics de coopération intercommunale et les syndicats mixtes. Le conseil, sans débat et à la majorité absolue, peut décider de la tenue du huis clos. - Si une partie du conseil a lieu en dehors des horaires de couvre-feu, le public peut être présent mais il devra quitter la salle avant le début du couvre-feu, tout en prenant en compte ses délais de route, afin d'être chez lui à l'heure du début du couvre-feu.

  • Les journalistes peuvent-ils assister aux conseils ?
  • Les journalistes peuvent assister aux conseils municipaux ou communautaires ou aux comités syndicaux pour le compte du ou des médias pour lesquels ils travaillent.Ils bénéficient ainsi d'une dérogation pour motif professionnel.

  • Les commissions et les bureaux communautaires peuvent-ils se tenir ?
  • Ces réunions peuvent se tenir en présentiel.Les élus doivent alors se munir de leur convocation pour justifier de la sortie de leur domicile.Considérant le contexte sanitaire actuel, il n'en reste pas moins que les réunions en présentiel doivent être limitées à la stricte nécessité de la continuité des actions communales et intercommunales. Ainsi, toute réunion pouvant être reportée ou organisée en distanciel est à privilégier.

  • Les organes délibérants peuvent-ils se réunir par téléconférence (visioconférence ou audioconférence) ?
  • Le I de l'article 6 de l'ordonnance n°2020-391 du 1er avril 2020 visant à assurer la continuité du fonctionnement des institutions locales et de l'exercice des compétences des collectivités territoriales et des établissements publics locaux afin de faire face à l'épidémie de covid-19 précise que, dans les collectivités territoriales et leurs groupements, le maire ou le président peut décider que la réunion de l’organe délibérant, du bureau ou de la commission permanente se tient par visioconférence ou, à défaut, par audioconférence.A noter, le III de l'article 6 de l'ordonnance du 1er avril 2020 prévoit que le caractère public de la réunion de l'organe délibérant de la collectivité territoriale ou de l'établissement public de coopération intercommunale à fiscalité propre est réputé satisfait lorsque les débats sont accessibles en direct au public de manière électronique.L’application de cet article a été réactivée par le V de l’article 6 de la loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020, à compter du 31 octobre 2020 (rétroactivité de la mesure) et jusqu'au terme de l'état d'urgence sanitaire (1er juin 2021 aux termes de la loi du 15 février 2021).La possibilité de « droit commun » de réunir l’organe délibérant des EPCI à fiscalité propre en téléconférence qui pouvait être mise en œuvre dans les conditions fixées par les articles L.5211-11-1, R.5211-2 et s. du CGCT et qui nécessite notamment une délibération préalable déterminant les salles qui seront équipées d’un système de téléconférence accessibles au public est écartée par le V de l’article 6 de la loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 qui prévoit que pour l’application du dispositif dérogatoire de téléconférence, tel que prévu à l’article 6 de l’ordonnance du 1er avril 2020, aux EPCI à fiscalité propre, « il est dérogé à l'article L.5211-11-1 du code général des collectivités territoriales ».

  • Quelles sont les conditions de quorum pour qu’une réunion se tienne valablement ?
  • Le IV de l’article 6 de la loi n°2020-1379 du 14 novembre 2020 prévoit, jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire (1er juin 2021 aux termes de la loi du 15 février 2021), que « les organes délibérants des collectivités territoriales et des établissements publics qui en relèvent, les commissions permanentes des conseils départementaux et régionaux, de la collectivité territoriale de Guyane et du Département de Mayotte et les bureaux des établissements publics de coopération intercommunale à fiscalité propre ne délibèrent valablement que lorsque le tiers de leurs membres en exercice est présent. Si, après une première convocation régulièrement faite, ce quorum n'est pas atteint, l'organe délibérant, la commission permanente ou le bureau est à nouveau convoqué à trois jours au moins d'intervalle. Il délibère alors sans condition de quorum. Dans tous les cas, un membre de ces organes, commissions ou bureaux peut être porteur de deux pouvoirs ».Pour mémoire, la règle de quorum applicable est celle en vigueur à la date de la réunion (et non à celle de la convocation).

  • Le budget peut-il être voté en visio ou audioconférence ?
  • Il est possible de procéder au vote du budget par audio ou visioconférence selon le dispositif dérogatoire prévu par l'article 6 de l'ordonnance du 1er avril 2020 dont l'application a été étendue par l'article 6 de la loi du 14 novembre 2020 jusqu'au terme de l'état d'urgence sanitaire, soit, en l'état actuel, le 1er juin 2021.En effet, l'article 6 de la l'ordonnance du 1er avril 2020 instituant ce dispositif dérogatoire dans le cadre de la crise sanitaire n'exclut pas le vote du budget, mais seulement les votes à bulletin secret.Il est à noter, s'agissant uniquement des conseils communautaires, qu'il existe un dispositif de téléconférence de droit commun prévu par l'article L.5211-11-1 du code général des collectivités territoriales (CGCT).Ce dispositif exclut expressément, pour sa part, le vote du budget primitif. Cependant, le V de l'article 6 de l'ordonnance du 1er avril 2020 précise qu'il est dérogé à ce dispositif de droit commun.

 

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